Eventplanung ist eine verantwortungsvolle und komplexe Aufgabe, die sorgfältig überlegt und präzise ausgeführt werden sollte. Dabei ist es gleich, ob es sich um ein privates Event oder um eine Konferenz, ein virtuelles Meeting oder um ein Firmenevent handelt. Brauchen Sie noch ein paar Tipps für Ihre Eventplanung? Lesen Sie weiter!
Warum eine gute Planung entscheidend ist
Eine gute Eventplanung entscheidet über den Erfolg oder den Misserfolg einer Veranstaltung. Deshalb brauchen Sie ein durchdachtes Konzept. Zudem ist die Wahl des Veranstaltungsortes relevant. Überlegen Sie zusätzlich, welche Zielgruppe Sie ansprechen möchten.
Bedenken Sie, dass Planende stets mit unvorhersehbaren Änderungen konfrontiert werden. Deshalb sollten Sie als Veranstalter flexibel sein. Gründe können nicht erscheinende Dienstleister sein oder technische Probleme. Egal, was dazwischenkommt, es empfiehlt sich, immer einen Notfallplan in petto zu haben.
Eventplanung – 7 hilfreiche Tipps
Ihre Aufgabe ist es, ein Event zu planen. Ihre Arbeit beginnt bereits mit der Idee und endet mit der Durchführung. Es kommt eine Menge auf Sie zu.
1. Ziel und Budget festlegen
Bei einer Eventplanung besteht das Ziel darin, die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen oder dar zu übertreffen. Dabei sollten die Ziele klar und erreichbar sein – gleich welcher Art Ihr Event ist.
Die Ziele dienen als Richtlinie, die Ihre Entscheidungen während Ihres Projektes wesentlich beeinflussen. Zudem sind sie der Maßstab, um den Erfolg der Veranstaltung zu analysieren. Die Auswertung hilft, künftige Veranstaltungen zu verbessern.
Haben Sie es versäumt, klare Ziele zu definieren, besteht das Risiko, Ressourcen für Aktionen zu verschwenden, die nicht zum Gelingen des Events beitragen. Sie helfen, das Budget, die Zeit und das Personal strategisch einzusetzen.
Zudem hilft ein klares Ziel den Teammitgliedern, denn jeder weiß, wofür er arbeitet. Dies führt zu einer angenehmeren Zusammenarbeit und zu besseren Entscheidungen. Ein klares Ziel motiviert nicht nur das Team, sondern auch Sie als Verantwortlichen für die Eventplanung.
Ziele eines Business-Events können die Markenbekanntheit und das Image genauso betreffen wie den Wissensaustausch und die Bildung. Events dienen auch dazu, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen sowie die Markentreue aufzubauen und dadurch Folgeaufträge zu generieren.
Damit das Event finanzierbar bleibt, ist es unerlässlich, das Budget festzulegen. Kontrollieren Sie den Soll-Ist-Zustand mehrmals während Ihrer Planung. Freiwillige Helfer und Sponsoring senken die Kosten und helfen, das Budget nicht zu überschreiten.
2. Location und Termin wählen
Jedes Event braucht die richtige Atmosphäre. Deshalb ist die Wahl der Location bedeutend für den Erfolg. Prüfen Sie, ob diese den technischen Anforderungen genügt. Sind Stromanschlüsse, Beleuchtung und WLAN vorhanden? Ist der Veranstaltungsort der Anzahl der Teilnehmenden angemessen?
Auch die Erreichbarkeit entscheidet, wie viele Gäste und Teilnehmer Ihrer Einladung folgen. Ist der Ort schlecht erreichbar, organisieren Sie den Transfer zur Eventlocation in Düsseldorf oder einer anderen Stadt. Zuvor legen Sie den Veranstaltungstag und die Uhrzeit fest.
3. Programm und Ablauf planen
Stehen die Location und das Budget fest, ist es an der Zeit, das Programm und den Ablauf des Events planen. Machen Sie sich Gedanken, wer als Redner oder Entertainer auftreten soll und stimmen Sie mit ihnen den Termin und die Gage ab. Haben alle Akteure zugesagt, planen Sie den zeitlichen Ablauf des Events.
4. Dienstleister und Technik organisieren
Nach der Planung des Programms und des Event-Ablaufs organisieren Sie die Dienstleister und die Technik. Suchen Sie zunächst einen Caterer, der die Gäste verköstigt. Zudem sollten Sie frühzeitig einen Fotografen buchen.
Zusätzlich zu den Dienstleistern benötigen Sie Mobiliar und die notwendige Technik. Dem Anlass entsprechend bestellen Sie die Dekoration und heuern – wenn nicht vorhanden – Personal an, das die Gegenstände anbringt. Gibt es etwas zu Transportieren? Dann sollten Sie auch eine Transportmöglichkeit organisieren.
Jetzt gibt es noch zwei Dinge zu planen: den Security-Service sowie eine Band, die für Stimmung sorgt und die Gäste zum Tanzen animiert. Alternativ kommt ein DJ infrage. Dieser kennt sich auch mit den GEMA-Gebühren für gespielte Musikstücke aus und hat diese normalerweise bereits abgeführt.
5. Marketing und Kommunikation
Der fünfte Schritt der Eventplanung ist die Event-Kommunikation. Diese sollte drei Monate vor der Veranstaltung beginnen. Sie dient dazu, das Event bekannt zu machen und Gäste zu gewinnen. Dazu laden Sie Wunschgäste ein oder Sie starten eine PR-Kampagne, um auf Ihr Event aufmerksam zu machen.
Stellen Sie einen Marketingplan auf und lassen Sie auch Plakate drucken, die Sie in der näheren Umgebung aufhängen. Flyer können Sie verteilen oder verschicken und auf diese Weise Gäste gewinnen. Zudem ist Social Media eine Möglichkeit, Ihr Event publik machen. Dort erreichen Sie ein breites Publikum. Rufen Sie wichtige Persönlichkeiten an und laden Sie diese mündlich ein, bevor Sie die Einladungen verschicken.
Die Event-Kommunikation betrifft zudem die Dienstleister. Denn wenn die Veranstaltung beginnt, muss alles perfekt klappen. Jeder, der zum Gelingen des Events beiträgt, sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. Nach der Veranstaltung bedanken Sie sich mit kleinen Geschenken oder Sie verschicken Dankeskarten.
6. Vor Ort: Ablauf und Koordination
Am Veranstaltungstag sollten Sie sich frühzeitig vor Ort einfinden. Dort prüfen Sie, ob das Mobiliar in Ordnung ist und am geplanten Platz steht. Wichtig ist zudem ein letzter Test der Technik.
Treffen die Gäste ein, obliegt es Ihnen, den Ablauf des Einlasses zu kontrollieren oder entsprechendes Personal einzusetzen. Verteilen Sie dabei Einlassbändchen und Namensschilder an die Gäste.
7. Nachbereitung
Nach dem Ende der Veranstaltung steht die Analyse des Erfolgs an. Diese umfasst die Planungsphasen ebenso wie das Event. Halten Sie für das nächste Event fest, wo Verbesserungsbedarf besteht. Nehmen Sie zudem das Feedback von Rednern, Lieferanten, Teilnehmern und Gästen ernst.
Fazit
Eine Eventplanung ist mit reichlich Arbeit und Kommunikation verbunden. Besonders wichtig ist es, dass alle Mitarbeitenden und Dienstleister auf dem aktuellen Stand sind. Dazu brauchen Sie Flexibilität, denn Sie können davon ausgehen, dass es Pannen gibt. Weniger Auswirkungen haben diese mit einem Notfallplan in der Tasche. Vor Ort ist es Ihre Aufgabe, den Ablauf zu überwachen. Nach Abschluss ziehen Sie Bilanz und halten alles fest, was Sie beim nächsten Event besser machen können.
